Het invoeren van het reglement van interne orde

Ondanks het feit dat men met de wetswijziging in 2010 meer transparantie voor ogen had kon dit op sommige vlakken niet worden bereikt.

Zo bestaat er vandaag heel wat onduidelijkheid en incoherentie binnen mede-eigendommen voor wat betreft beslissingen van de AV die nooit correct werden ingevoerd in de statuten.

1.
In de huidige Wet op de Appartementsmede-eigendom is het niet verplicht om een reglement van (inwendige) orde op te stellen. De wetgever heeft in 2010 gekozen om de mogelijkheid te voorzien, doch niet te verplichten. Bovendien bepaalt de wet momenteel niet wat er dan in dit reglement van orde zou moeten worden opgenomen…

Wanneer de nieuwe Wet op de Appartementsmede-eigendom in werking treedt, zal het opstellen van een reglement van interne orde (nieuwe benaming, men spreekt niet meer over een reglement van orde of huishoudelijk reglement) verplicht worden.

Het nieuwe artikel 577-4, §2 zal eruit zien als volgt:

§2. Er wordt een reglement van interne orde opgesteld bij onderhandse akte. Het reglement van interne orde bevat minstens:

1° de regels betreffende de wijze van bijeenroeping, de werkwijze en de bevoegdheden van de algemene vergadering, evenals, in voorkomend geval, het door de algemene vergadering bepaalde bedrag overeenkomstig artikel 577-7, § 1, 1° c);

2° de wijze van benoeming van een syndicus, de omvang van zijn bevoegdheden, de duur van zijn mandaat en de nadere regels voor de hernieuwing ervan, de nadere regels voor de eventuele opzegging van zijn contract, alsook de uit het einde van zijn opdracht voortvloeiende verplichtingen;

3° de jaarlijkse periode van vijftien dagen waarin de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars plaatsvindt.

2.
Voortaan zullen een aantal vermeldingen, die voorheen ondergebracht moesten worden in het – notarieel op stellen - reglement van mede-eigendom, worden ondergebracht in dit reglement van interne orde.

Het gaat om regels met betrekking tot de Algemene Vergadering, meer bepaald met betrekking tot haar werking, bijeenroeping, bevoegdheden; regels met betrekking tot de bevoegdheden, benoeming, ontslag, … van de syndicus en de jaarlijkse periode waarin de AV plaats moet vinden.

Aangezien het Reglement van interne orde kan worden aangepast zonder notariële tussenkomst, en dus onderhands, verschaft dit meer souplesse wanneer men werkingsregels wil aanpassen met het oog op een verbeterde werking binnen de Algemene Vergadering.

3.
In het huidige systeem worden vaak beslissingen genomen door de AV die zouden moeten worden opgenomen in de statuten. In de praktijk blijkt echter dat de wijzigende beslissing vaak niet wordt doorgevoerd in de notariële statuten : omwille van omslachtigheid én kostprijs…

Dit leidt vandaag de dag tot heel wat onoverzichtelijkheid en incoherentie in heel wat VME’s, met vaak discussies tot gevolg…

Met deze aanpassing heeft men ook aan deze problematiek – zij het natuurlijk beperkt tot de topics die voortaan mogen worden ondergebracht in het Intern reglement van orde - paal en perk willen stellen.

4.
De syndicus zal dit Reglement van interne orde bovendien zelfstandig kunnen aanpassen wanneer dit nodig is ten gevolge van wetshervorming, zonder hiervoor een voorafgaandelijke goedkeuring nodig te hebben van de AV. Hierdoor zal niet elke wetshervorming moeten leiden tot een wijziging van de statuten.

5.
Ook de bevoegdheden en verplichtingen van de (het college van) Commissaris van de rekeningen moeten worden ondergebracht in het reglement van interne orde.

Wanneer de AV beslist om hier wijzigingen aan toe te brengen zal dit op een eenvoudigere manier kunnen worden toegevoegd aan dit reglement, door de syndicus zelf.

Ook dit is wenselijk, aangezien de taak van Commissaris voor het eerst in 2010 wettelijk werd voorzien en de aanduiding ervan zelfs werd verplicht.

In vele gevallen is de Commissaris aangesteld maar werd niet voorzien in werkingsregels of procedures die de Commissaris als tools kan gebruiken om zijn taak te vervullen.

De noden daaromtrent komen in de loop der jaren en met ervaringen bloot te liggen, zodanig dat het bijwerken en voorzien van werkingsmogelijkheden met de nodige soepelheid moet kunnen gebeuren.

6.
Over de raad van mede-eigendom bepaalt de nieuwe wet niet uitdrukkelijk, zoals bij de commissaris van de rekeningen, dat diens bevoegdheden en verplichtingen moeten worden opgenomen in het reglement van interne orde.

De nieuwe wet bepaalt wel :

(…) Hij kan andere opdrachten of bevoegdheidsdelegaties krijgen in de mate dat de algemene vergadering daartoe beslist met een meerderheid van drie vierde van de stemmen en zulks geen afbreuk doet aan de wettelijke bevoegdheden van de syndicus, de algemene vergadering en de commissaris inzake de rekeningen. Een door de algemene vergadering verleende opdracht of bevoegdheidsdelegatie mag slechts betrekking hebben op uitdrukkelijk vermelde handelingen en geldt slechts voor één jaar. Tijdens de algemene vergadering bezorgt de raad van mede-eigendom de mede-eigenaars een omstandig jaarverslag over de uitoefening van zijn taak.

Er kan worden verdedigd dat, naar analogie met de regels bij de commissaris van de rekeningen, ook de bevoegdheden en verplichtingen van de raad van mede-eigendom opgenomen kunnen worden in het reglement van interne orde.

Onderscheid moet wel gemaakt worden met delegatie van bevoegdheden binnen de wettelijke perken : hoe dan ook moet de omschrijving van de gedelegeerde bevoegdheden (duur ? omlijning van het mandaat ? financiële begrenzingen ? …) duidelijk vast staan.

Waar een algemeen mandaat in statutaire bepalingen kan worden opgenomen, zal een éénmalig mandaat (bijvoorbeeld gedurende een renovatiewerk) ook het voorwerp van notulen kunnen uitmaken.

7.
Voor het overige blijft de inhoud van de basisakte ongewijzigd.

Dit blijft in de toekomst nog steeds “de beschrijving van het onroerend geheel en van de privatieve en gemeenschappelijke delen, alsook de bepaling van het aandeel van de gemeenschappelijke delen dat aan ieder privatief deel is verbonden, waarbij voor die bepaling rekening wordt gehouden met de respectieve waarde van deze delen, die wordt bepaald in functie van de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging van het privatieve deel”.

8.
Wat betreft het reglement van mede-eigendom vermeldt de wet voortaan dat dit nog omvat:

1° de beschrijving van de rechten en plichten van iedere medeëigenaar betreffende de privatieve en de gemeenschappelijke gedeelten. De mede-eigenaars hebben een proportioneel recht op gebruik van de gemeenschappelijke delen, tenzij anders in de statuten is bepaald. Een dergelijke statutaire afwijking wordt vermoed een erfdienstbaarheid te zijn, behoudens afwijkende clausule;

2° de met redenen omklede criteria en de berekeningswijze van de verdeling van de lasten, evenals, in voorkomend geval, de bedingen en sancties met betrekking tot de betaling van die lasten.